আমাদের কর্মজীবনের অন্যতম একটি গুরুত্বপূর্ণ জিনিস হচ্ছে ই-মেইল। আমাদের অনেক গুরুত্বপূর্ণ বার্তা, কথপোকথন সহ নানান কাজে আমরা ই-মেইলের ব্যবহার করে থাকি। ধরতে গেলে ই-মেইল ছাড়া আমাদের কোনো কাজই হয়না। তবে ই-মেইল ব্যবহারের ক্ষেত্রে আমরা বিভিন্ন সমস্যার সম্মুখ্যিন হই। অনেকেই নানান ব্যস্ততার কারণে ই-মেইল দেখতে ভুলে যান। অনেকে ই-মেইল দেখেন কিন্তু ই-মেইলের উত্তর দেয়ার সময় পান না। যা ই-মেইল ব্যবহারকারীদের কাছে একটি সমস্যায় পরিনত হয়েছে।
এর সমাধানে জিমেইল নিয়ে এসেছে প্রতিনিধি যোগ করার (Delegate and collaborate) সিস্টেম। জিমেইল ব্যবহারকারীরা ইচ্ছা করলেই নিজেদের ইনবক্স তাদের বিশ্বস্ত ব্যক্তিদের পরিদর্শন করার সুযোগ দিতে পারবেন। প্রতিনিধিরা আপনার ইমেল বার্তা পড়তে, পাঠাতে এবং মুছতে পারেন। তারা আপনার জন্য কারো সাথে চ্যাট করতে বা আপনার Gmail পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে পারবে না। যখন তারা একটি বার্তা পাঠাবে, তাদের ইমেল ঠিকানা প্রদর্শিত হবে।
আপনি যদি আপনার কর্মসংস্থান, স্কুল বা অন্য সংস্থার মাধ্যমে জিমেইল ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি একটি গ্রুপ তৈরি করে সেই গ্রুপকে প্রতিনিধিত্ব দিতে পারেন। এটি আপনাকে গ্রুপ সদস্যতার মাধ্যমে সহজেই প্রতিনিধিদল পরিচালনা করা আরো সহজ করে দিবে। এ সুবিধা গুলো মিলবে জিমেইল অ্যাকাউন্টে প্রতিনিধি যোগ করার মাধ্যমে। জিমেইল অ্যাপ থেকে আপনি প্রতিনিধি যোগ করতে পারবেন না। সে ক্ষেত্রে কম্পিউটার অথবা মোবাইলের যেকোনো একটি ব্রাউজারে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট টি লগ-ইন করতে হবে।
জিমেইল অ্যাকাউন্টে প্রতিনিধি যোগ করতে হলে প্রথমে জিমেইল এর সেটিংস এ (Gear আইকন) ক্লিক করে তার পর see all settings অপশন নির্বাচন করতে হবে। তার পর Accounts and Import tab ট্যাব নির্বাচন করে grant access to your account সেকশন থেকে Add another account অপশনে ক্লিক করতে হবে। এরপর দেখতে পাবেন Email address- এর ঘর সহ একটি নতুন উইন্ডো চালু হয়েছে যেখানে কাঙ্খিত প্রতিনিধির একটি সচল ই-মেইল এ্যাড্রেস লিখে Next step- এ ক্লিক করতে হবে।
এর পর আপনি যে ব্যক্তিকে প্রতিনিধি নির্বাচিত করতে যাচ্ছেন, তার ই-মেইল ইনবক্সে জিমেইল থেকে একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা পাঠানো হবে।তার পর সম্মতি দেয়ার সাথে সাথে যোগ করা ব্যক্তি আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের এর একজন প্রতিনিধি হয়ে যাবে এবং তিনি আপনার অ্যাকাউন্টের যেকোনো ব্যক্তিকে ই-মেইল পাঠাতে পারবেন এবং তাদের পাঠানো ই-মেইল পড়তে পারবেন।আপনি চাইলে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে প্রতিনিধি সরাতেও পারবেন।
জিমেইল অ্যাপ থেকে আপনি প্রতিনিধি সরাতে পারবেন না। সে ক্ষেত্রে কম্পিউটার অথবা মোবাইলের যেকোনো একটি ব্রাউজারে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট টি লগ-ইন করতে হবে। জিমেইল অ্যাকাউন্টে প্রতিনিধি সরাতে প্রথমে জিমেইল এর সেটিংস এ (Gear আইকন) ক্লিক করে তার পর see all settings অপশন নির্বাচন করতে হবে। তার পর Accounts and Import tab ট্যাব নির্বাচন করে grant access to your account সেকশন থেকে আপনার কাংখিত অ্যাকাউন্ট টি ডিলেট করতে পারবেন।
